文秘事务就是协助领导处理日常事务工作，是领导的参谋和助手。文秘事物的7项工作如图1-5所示。
表1-5文秘事务的7项工作
工作大项
工作细化
1．商务沟通与谈判
负责与领导、同事、客户沟通相关商务事宜
负责收集谈判信息、参与组织商务谈判工作小组、参与制定商务谈判方案
负责做好商务谈判中的辅助性工作、协助主谈判人员处理谈判中的问题
2．会议筹备
负责会议筹备相关工作，拟定会议议题、时间、地点，预算会议经费
负责进行会议管理，相关人员的接站、报到，会中服务工作
3．商务活动
组织协调大型商务活动，信息发布会，安排庆典仪式
制定商务旅行计划以及大型团队旅行计划
4．办公效率管理
编制与执行工作计划，进行工作日志管理
负责掌握有效的时间管理方法，推进各项目标完成
5．信息管理
明确信息收集的范围、获取渠道及信息源，掌握信息收集方法进行信息整理
负责信息的传递以及信息的利用与储存
6．文书管理
负责拟写各类文书，并负责发文处理
负责文书存档、文书立卷、文书清退、文书销毁工作
7．商务礼仪
制定各项商务礼仪管理规范
负责日常工作中商务礼仪的执行检查工作
1．专业性
文秘事务的专业性体现在从业人员需要具备很强的专业知识，包括文秘专业知识、法律知识、商务知识等。
2．时间性
3．保密性
文秘事务保密范围很广，诸如：文件保密，会议保密，科技保密，外事保密，传真保密等，这是文秘事务的一个主要特点。
4．严谨性
行政人员无论在拟写各类公文，还是安排领导日程、差旅等事务，都需要严谨、合理，不能有差池。
1．写作能力
写作能力是行政人员必须具备的，因为领导讲话稿的攥写、企业通知、上级调研时的汇报材料攥写、企业开展活动时的计划等，这些与文字相关的材料有时需要行政人员来写。
2．判断能力
为了落实领导的指示，行政人员需要准确的领会领导的意图，日常工作中需要从各个角度对问题进行思考和分析，准确的做出判断，避免出现漏洞和失误。
3．组织能力
行政人员经常需要按照领导的意图组织各类活动，如果不具备科学的、现代的组织管理能力，就很难把这项工作做好。
4．良好的职业道德
行政人员往往掌握着企业的保密信息，知悉企业领导行踪，代表着企业形象，因此作为一名合格的行政人员，应具备一定的职业道德，具体如忠于职守、严守机密、奉公守法、事实求是、恪守信用、文明礼貌。
5．良好的的心理素质
文秘事务的职业特点决定了行政人员必须具备良好的心理素质。行政人员应具备的心理素质主要有心细、心态平衡、意志坚定、临危不乱、处事不惊等。
行政管理职位工作手册技能
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